¿Quién graba la comunicación institucional de tu organización?

Una rueda de prensa, la presentación de un proyecto o el mensaje de un responsable público ya no se quedan en la sala donde ocurren. Hoy se ven en la web, en LinkedIn, en los informativos y en el móvil de miles de personas que nunca estuvieron allí. Por eso, la comunicación institucional depende en buena parte de cómo se ha grabado ese momento.

La comunicación institucional se juega cada vez más en la imagen. Un vídeo bien grabado transmite rigor y cercanía; uno improvisado transmite justo lo contrario, aunque el mensaje sea impecable. En este artículo explicamos por qué el vídeo es hoy una pieza central de la comunicación de empresas e instituciones y cómo trabajamos en operadordecamara.es para que cada pieza esté a la altura.

Una institución no solo comunica con lo que dice, también con cómo se ve cuando lo dice.

Qué es la comunicación institucional y por qué hoy pasa por el vídeo

La comunicación institucional es todo lo que una organización cuenta sobre sí misma para explicar quién es, qué hace y por qué merece confianza. La practican ayuntamientos, consejerías, universidades, fundaciones, asociaciones y también las empresas cuando hablan como organización y no solo como marca.

Durante años, sin embargo, esa comunicación se apoyó en notas de prensa, memorias anuales y fotografías. Sin embargo, hoy el vídeo ocupa el centro porque es el formato que más se comparte, el que mejor transmite el tono de un portavoz y el que permite llegar a la vez a los medios, a la ciudadanía y a los propios equipos. Una declaración en vídeo de un minuto puede tener más impacto que un comunicado de tres páginas.

Lo que se juega una institución en cada pieza audiovisual

En realidad, cada vídeo institucional es una pequeña prueba de seriedad. El público no analiza el plano ni la iluminación, pero lo percibe todo. Estos son los aspectos que más pesan en la imagen final.

• Credibilidad. Un portavoz bien encuadrado, con buena luz y un sonido limpio resulta más fiable que el mismo mensaje grabado con un móvil.
• Coherencia. Las piezas de una misma institución deben compartir estilo, tono y calidad, de la primera rueda de prensa al último vídeo para redes.
• Accesibilidad. Subtítulos, versiones cortas y formatos verticales permiten que el mensaje llegue a quien lo ve sin sonido o desde el móvil.
• Rapidez. En comunicación institucional el material suele necesitarse el mismo día, para medios y redes sociales.

Las piezas audiovisuales que necesita la comunicación institucional

Sin embargo, no todas las grabaciones son iguales ni requieren el mismo planteamiento. Estas son las piezas que más nos piden empresas e instituciones en Barcelona.

• Ruedas de prensa y comparecencias. Grabación completa del acto, con buen sonido de los micrófonos de la mesa y planos del público y del entorno.
• Entrevistas a portavoces y responsables. Mensajes de dirección, valoraciones de un proyecto o declaraciones para medios y redes sociales.
• Actos, jornadas y congresos. Inauguraciones, firmas de acuerdos, mesas redondas y conferencias, grabados para archivo o para difundir después.
• Vídeos de presentación de proyectos. Piezas breves que explican una iniciativa, una obra o un servicio con imágenes del lugar y testimonios.
• Material para medios y redes. Declaraciones listas para enviar a la prensa, clips cortos y versiones verticales con subtítulos.

Si tu organización prepara un acto con ponentes, puedes ver cómo trabajamos la grabación de congresos en Barcelona o la grabación de eventos. Y si quieres que el acto se siga en directo desde cualquier lugar, te interesará nuestro servicio de streaming de eventos.

Comunicación de crisis, cuando cada imagen cuenta para una institución

Hay momentos en los que una institución no elige cuándo comunicar. Un accidente, una incidencia en un servicio público, una emergencia meteorológica o una polémica obligan a dar explicaciones en pocas horas. En esas situaciones, la comunicación de crisis se convierte en la parte más delicada de la comunicación institucional, y el vídeo es la herramienta que más influye en cómo se percibe la respuesta.

De hecho, las instituciones públicas lo viven de forma especial. Un ayuntamiento, una consejería o un organismo público tiene la obligación de informar a la ciudadanía con rapidez, claridad y transparencia, y cualquier imagen confusa o mal resuelta se interpreta como falta de control. Del mismo modo, sucede algo parecido en una empresa cuando un problema afecta a sus clientes, a sus trabajadores o a su entorno.

En una crisis, una buena grabación aporta mucho más de lo que parece.

• Rapidez. La comparecencia o la declaración del portavoz se graba y se entrega en el momento, para que la versión oficial llegue antes que los rumores.
• Control del mensaje. Un portavoz bien encuadrado, en un entorno sereno y con un sonido claro transmite que la situación está gestionada.
• Coherencia. Todas las piezas que se difunden durante la crisis mantienen el mismo tono y la misma calidad, lo que refuerza la credibilidad.
• Material para medios. Las televisiones y los medios digitales reciben declaraciones e imágenes listas para usar, sin depender de grabaciones improvisadas.
• Discreción. Trabajamos con confidencialidad y en coordinación con el gabinete de comunicación, sin interferir en la gestión de la situación.

Por eso conviene tener previsto quién grabará antes de que la crisis llegue. Además, un equipo que ya conoce a la institución, a sus portavoces y sus espacios puede responder con mucha más agilidad cuando hace falta.

Errores frecuentes en la comunicación institucional en vídeo

A menudo, muchas organizaciones invierten tiempo en preparar el mensaje y muy poco en cómo se va a grabar. Estos son los fallos que más vemos y que más se notan en pantalla.

• Grabar con el móvil desde el fondo de la sala, con un sonido lleno de eco y ruido ambiente.
• Colocar al portavoz delante de una ventana, a contraluz, o con un fondo que distrae.
• No prever planos de recurso, con lo que el vídeo final se reduce a una persona hablando sin pausa.
• Entregar el material días después, cuando la noticia ya ha dejado de interesar.
• Mezclar estilos y calidades distintas en cada pieza, sin una imagen reconocible.

Por suerte, casi todos se evitan con una buena preparación previa y con un equipo que sepa adaptarse al espacio y a los tiempos del acto. En el artículo sobre cómo preparar a un directivo para una entrevista en vídeo damos más claves para que el portavoz se sienta cómodo delante de la cámara.

Cómo trabajamos la comunicación institucional en operadordecamara.es

En primer lugar, nuestro trabajo empieza antes de encender la cámara. Queremos entender qué quiere transmitir la organización, quién va a ver el vídeo y dónde se va a publicar, porque de eso depende cómo se graba.

• Briefing. Definimos contigo el objetivo de la pieza, los portavoces, los formatos de entrega y los plazos.
• Preparación del espacio. Revisamos la sala o la localización para resolver con antelación la luz, el sonido y la colocación de cámaras.
• Grabación con criterio de televisión. Trabajamos con discreción, sin interrumpir el acto, y captamos tanto el mensaje principal como los planos que dan contexto.
• Edición y entrega. Entregamos el material editado o en bruto, con versiones para web, LinkedIn y redes sociales, y con la rapidez que pide cada caso.

Detrás de la cámara, un periodista que entiende el mensaje

La diferencia entre grabar un vídeo y comunicar con un vídeo está en quién hay detrás de la cámara. En operadordecamara.es no solo te ofrecemos un técnico que sabe manejar el equipo. Detrás de cada grabación hay un periodista con más de diez años de experiencia en televisión y agencias, acostumbrado a pensar en el mensaje antes que en el plano.

En otras palabras, eso significa grabar con criterio. Sabemos qué frase de una comparecencia será el titular, qué imagen explica mejor un proyecto y qué detalle puede restar credibilidad a un portavoz. Además, entendemos cómo trabajan los medios, qué material necesitan y cómo debe tratarse cada mensaje para que cumpla su objetivo.

Este es el valor que aportamos en cada pieza de comunicación institucional.

• Mirada periodística. Identificamos lo relevante del acto o de la entrevista y nos aseguramos de que quede bien grabado, aunque dure solo unos segundos.
• Asesoramiento al portavoz. Ayudamos a ordenar los mensajes clave, a evitar frases que puedan sacarse de contexto y a responder con naturalidad.
• Preguntas que sacan lo mejor. Si hay entrevista, sabemos qué preguntar y cómo repreguntar para obtener respuestas claras y útiles.
• Criterio con los medios. Entregamos declaraciones y recursos en el formato que usan las televisiones y los medios digitales, listos para difundir.
• Sensibilidad institucional. Conocemos el protocolo de los actos con autoridades y trabajamos con discreción, sin interferir en su desarrollo.
• Visión de conjunto. Pensamos en cómo encaja cada pieza en tu estrategia de comunicación, no solo en el vídeo de ese día.

En definitiva, cuando nos encargas una grabación, te llevas también la experiencia de alguien que ha contado historias para televisión durante años. Puedes conocer todo lo que hacemos en la página de vídeo corporativo en Barcelona.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre comunicación institucional y comunicación corporativa?

La comunicación corporativa se centra en la empresa como marca y negocio. La institucional habla de la organización en su conjunto, de sus valores, sus proyectos y su relación con la sociedad. Aun así, en la práctica se solapan mucho, y el vídeo es útil en las dos.

¿Podéis grabar una rueda de prensa en nuestra sede?

Sí. Llevamos cámaras, iluminación y microfonía a la sala de prensa, al salón de actos o al espacio que tengáis, y nos adaptamos al horario del acto.

¿En cuánto tiempo se entrega el material?

Depende de la pieza. Por ejemplo, las declaraciones y los clips para redes pueden estar listos el mismo día, y los vídeos editados con más elaboración suelen entregarse en pocos días.

¿Podéis grabar con poca antelación en una situación de crisis?

Sí, siempre que la agenda lo permita. Trabajamos en Barcelona y su entorno, y en situaciones urgentes podemos desplazarnos con rapidez para grabar una comparecencia o una declaración y entregar el material el mismo día.

¿Qué aporta que quien graba sea periodista?

En primer lugar, un periodista entiende el mensaje, sabe qué es noticia y qué necesita cada medio. Por eso no solo graba bien, también ayuda a que la pieza comunique lo que la organización quiere transmitir.

Cuéntanos qué quiere comunicar tu organización

Si tu empresa o institución prepara una rueda de prensa, un acto, una campaña en vídeo o quiere tener previsto cómo comunicar ante una crisis, cuéntanos qué necesitas y te proponemos la mejor forma de grabarlo. Escríbenos desde el formulario de contacto y te respondemos en un día laborable.